Otimização de processos: compense a falta de braços na sua equipe

Empresas enfrentam diariamente o desafio de produzir mais gastando menos. Para crescer, gestores buscam formas de otimizar os processos visando a redução de custos e aquisição de consciência com relação ao papel de cada atividade no funcionamento do negócio.

A otimização de processos é a melhor forma de garantir que uma empresa atue de forma eficiente sem desperdiçar recursos e prejudicar a lucratividade. Quer entender um pouco mais sobre o assunto? Confira os tópicos a seguir.

O que é otimização de processos?

É o conjunto de ações definidas e executadas pela equipe de gestão com foco em reduzir o tempo usado e os recursos exigidos para o atingimento do objetivo de um determinado processo. Assim, custos desnecessários, gargalos operacionais e erros tendem a ser identificados e eliminados quando ações de otimização são implementadas.

Quais são as etapas?

Mapeamentos de processos

É uma ferramenta valiosa por mostrar de forma clara e visual os fluxos de trabalho de um negócio. Ou seja, descreve de maneira efetiva a série de eventos necessários para a obtenção de determinado resultado.

O mapeamento mostra o que e quem está envolvido em um processo e, como resultado, revela erros e pontos de melhoria. É uma excelente forma de motivar times a pensar em ideias para otimização de processos, documentação, definição de responsáveis, limites e efetividade.

O entendimento total de um processo só pode ser adquirido quando todas as suas etapas estão claras, mapeadas e for disseminado para todos os colaboradores a estrutura de funcionamento de um fluxo de trabalho.

Identificação e eliminação de falhas

Após mapear todas as etapas de um processo será possível identificar e listar os problemas críticos que são responsáveis pela diminuição da sua efetividade. Essa etapa da otimização deve envolver todos os responsáveis apontados durante o mapeamento de forma que eles tenham clareza com relação às falhas e erros do processo.

As principais falhas em processos são:

Falta de formalização

Muitas vezes as coisas acontecem de determinada forma sem serem documentadas formalmente. Assim, é impossível identificar o que funciona ou não.

As pessoas são o processo

Ou seja, se você perguntar para um funcionário as etapas de uma atividade e ele responder “Pedro, é responsável por isso”, o que está implícito é que Pedro é o processo. Esse é um problema pois funcionários são demitidos, empresas crescem e setores mudam. Quando tudo está centralizado em uma única pessoa a atividade e a empresa se tornam reféns do colaborador.

Muita complexidade

É comum que com o tempo os processos adquiram muitas etapas a ponto de demandar softwares para sua automação. É ótimo quando as tecnologias podem ajudar, mas simplificar as atividades é fundamental para garantir a sua eficiência.

Sempre foi feito assim

Não pensar e refletir sobre o modo que as coisas funcionam é um dos maiores erros de gestão em empresas. É preciso estar constantemente buscando por melhorias.

Eliminação de etapas desnecessárias

Processos são formados por múltiplas etapas. Quanto maior for a quantidade de passos para a concretização de uma atividade, menos eficiente ela será.

Por exemplo: se você tem um processo formado por cinco etapas e cada uma delas é executada corretamente 90% das vezes, o processo seria realizado perfeitamente apenas 59% das vezes. Se fosse uma atividade composta por 10 etapas, seguindo a mesma lógica, o funcionamento ideal só iria ser alcançado 35% das vezes.

Por isso, condensar as ações de forma a reduzir as etapas necessárias é a forma ideal de garantir processos mais eficientes e otimizados.

Melhoria na utilização dos recursos

Processos mapeados, falhas eliminadas e etapas desnecessárias suprimidas ajudarão, e muito, na redução do desperdício de recursos da empresa. Mas para garantir que a gestão está sendo de fato efetiva é recomendado o acompanhamento de alguns KPI’S (indicadores-chave de performance) muito utilizados na gestão de processos. São eles:

• variação de custo de recurso: é o comparativo entre o orçamento previsto e o orçamento executado para aquela determinada tarefa;
• variação do esforço de recursos: o comparativo entre horas gastas previstas e horas de fato despendidas para execução da atividade;
• tempo ocioso: horas gastas com elevados níveis de improdutividade;
• horas de treinamento: tempo despendido para capacitações;
• variação da data de início: acompanha a duração total do processo.

Quais são os benefícios da otimização de processos?

Além de permitir a identificação de gargalos e diminuição do desperdício de recursos, a otimização de processos é capaz de:

• fomentar entregas mais confiáveis, pois o fluxo de trabalho terá sido identificado e as expectativas alinhadas;
• promover a integração das atividades, já que os responsáveis e as etapas de cada processo da empresa serão reconhecidos e seus pontos de intersecção identificados.
• incentivar o desenvolvimento de soluções mais eficientes. Durante o brainstorming de ideias para eliminar erros e etapas, novas formas de execução surgem para suprimir formas ultrapassadas de realizar as atividades;
• aumentar a agilidade de conclusão das tarefas, por meio da redução de etapas desnecessárias;
• tornar a empresa mais competitiva, por meio de processos mais ágeis, baratos, que exigem menos recursos;
• aumentar a satisfação dos clientes, já que menos erros ocorrem, o que é ofertado é entregue em sua totalidade;
• formalizar o registro dos dados, sabe-se exatamente o que é feito, quando é feito e como é feito;
• facilitar a identificação da necessidade de novas contratações, pois sabe-se quais são os colaboradores necessários para realizar cada ação.

Insistir nos mesmos erros e esperar resultados diferentes é loucura. É exatamente isso que a otimização de processos busca prevenir. É importante lembrar que mensurar e acompanhar frequentemente todas as atividades de uma empresa se faz necessário para não incorrer nos erros mencionados acima.

A otimização de processos é benéfica para todos os stakeholders da empresa. Colaboradores entendem exatamente como e onde atuar; os gestores e diretores conseguem ter visão sistêmica para implementar mudanças sem prejudicar o clima da organização. Melhorias devem ser prioridade para negócios de alta performance.

Para conhecer mais formas de otimizar os resultados da empresa com foco em eficiência de processos e na construção de um clima propício para o trabalho de alta produtividade, assine nossa newsletter e não perca nenhuma atualização.